Política de Privacidad

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos es George Braga Sena (CPF 721.389.982-15), responsable de ControlaDocs.

Dirección: Rua Tiradentes, 149.

En los datos que la empresa cliente registra en el sistema (documentos, responsables, correos de terceros, comentarios y adjuntos), quien decide el tratamiento es la empresa cliente, que es la responsable de esos datos. ControlaDocs actúa como encargado: trata esos datos solo para prestar el servicio contratado, según las instrucciones del cliente. Le corresponde a la empresa cliente informar a las personas que registra (por ejemplo, los responsables que reciben las alertas por correo).

Encargado de la protección de datos: el propio responsable, por el correo de atención indicado en la sección "Contacto" (agente de tratamiento de pequeño porte, Resolución CD/ANPD nº 2/2022).

Datos que recopilamos

• Datos de la cuenta: nombre y correo electrónico de los usuarios.
• Datos de la empresa registrados en el sistema.
• Documentos y archivos que registras o envías, con la información de vencimiento, responsables y comentarios.
• Registros de uso del sistema por usuario: ingresos (fecha y dispositivo), pantallas abiertas y acciones realizadas (por ejemplo, registrar un documento o una regularización), sin el contenido de los datos. Se usan para soporte, seguridad y mejora del servicio, y se guardan por 24 meses.
• Información de pago recibida de Mercado Pago: nombre, correo electrónico, valor y estado del pago o de la suscripción. No recibimos ni almacenamos el número de la tarjeta.
• Registros de acceso: dirección IP, fecha y hora de cada ingreso al sistema, guardados por 6 meses en reserva, como exige la ley brasileña (Marco Civil da Internet, Ley nº 12.965/2014, art. 15).
• En la prueba gratis y en la compra, si aceptas las cookies de publicidad: dirección IP, navegador e identificadores de las cookies de Meta, usados para informar la conversión a Meta (en la prueba, enviados en el momento; en la compra, guardados por hasta 30 días, hasta la confirmación del pago).
• Aceptación de los términos en la compra y en la prueba gratis: fecha y hora, versión de los términos, dirección IP y navegador, guardados como prueba de la contratación junto con los registros de cobro.

Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio contratado: crear y mantener tu cuenta, mostrar los documentos y enviar las alertas de vencimiento.
• Administrar la suscripción y los pagos, incluido el envío del correo de bienvenida y de los recordatorios de renovación.
• Atender tus solicitudes de soporte, cancelación y reembolso.
• Comprobar la contratación y la prestación del servicio en caso de disputa de un pago y prevenir fraudes.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
• Identificar cuentas con poco uso para ofrecer ayuda en la implementación (a partir de los registros de uso, sin el contenido de los datos).

Estos tratamientos se basan en la ejecución del contrato, en el cumplimiento de obligaciones legales (incluida la conservación de los registros de acceso y de los documentos fiscales), en el interés legítimo y, para las cookies y las conversiones de publicidad, en tu consentimiento (art. 7º de la LGPD), que puedes retirar en cualquier momento.

Compartición y encargados

No vendemos datos personales. Para operar el servicio, contamos con los siguientes proveedores:

• Mercado Pago: procesamiento de los pagos y las suscripciones.
• Proveedor de envío de correos electrónicos: entrega de las alertas, recordatorios y mensajes de la cuenta.
• Hostinger: alojamiento del sitio y del sistema.
• Proveedor de inteligencia artificial (como Anthropic, OpenAI o Google), solo en los planes con el asistente de IA: recibe la pregunta y los datos del sistema necesarios para responderla, en el momento de la pregunta. Usamos las interfaces comerciales (API) de estos proveedores, que, según sus condiciones, no usan los datos enviados para entrenar modelos. No guardamos el texto de las preguntas ni de las respuestas.
• Google Ads y Meta (Facebook e Instagram), solo si aceptas las cookies en la página de ventas: miden las visitas, el inicio de la prueba gratis y las compras que vienen de nuestros anuncios. La prueba gratis y la compra confirmada también pueden ser informadas por nuestro servidor a Meta, con el correo transformado en código (hash, un dato seudonimizado), la dirección IP, el navegador y los identificadores de las cookies.

Estos proveedores pueden almacenar datos fuera de Brasil. Las transferencias internacionales siguen los supuestos del art. 33 de la LGPD, como las cláusulas contractuales de protección de datos de estos proveedores.

También podemos compartir datos cuando lo exija la ley o una orden de autoridad competente.

Cookies y almacenamiento en el navegador

Tu sesión queda en una cookie segura, que el navegador no permite leer con scripts y que solo vale para nuestro sitio. Usamos el almacenamiento local del navegador (localStorage) para recordar el idioma y la empresa elegidos y, en la página de ventas, guardar un código anónimo de visitante usado solo en nuestras propias estadísticas (cuántas personas visitan, de dónde vienen y cuántas inician la prueba o la compra), sin terceros. Las cookies de publicidad (Google Ads y Meta) solo se usan en la página de ventas y solo si las aceptas; puedes cambiar tu elección en "Preferencias de cookies", en el pie de la página de ventas. El área privada del sistema no usa cookies de publicidad.

Por cuánto tiempo conservamos los datos

Guardamos cada tipo de dato por el tiempo necesario:

• Cuenta, empresa y documentos: mientras la suscripción esté activa o pueda renovarse. Si el acceso se suspende por falta de renovación, los datos siguen guardados para que puedas retomar el uso; puedes pedir la eliminación en cualquier momento.
• Registros de acceso (IP, fecha y hora): 6 meses.
• Registros de uso del sistema: 24 meses. Estadísticas de la página de ventas: 13 meses.
• IP, navegador e identificadores guardados en la compra para Meta: 30 días. Sesiones: hasta 30 días sin uso.
• Pagos, aceptaciones de los términos y correos de cobro: por los plazos de las obligaciones legales y fiscales y para la defensa en disputas.

Seguridad

Adoptamos medidas técnicas y administrativas para proteger los datos, como conexión cifrada y control de acceso por usuario y por empresa.

Si ocurre un incidente de seguridad que pueda causar riesgo o daño relevante a los titulares, lo comunicaremos a la ANPD y a las personas afectadas, según la normativa.

Tus derechos

Según la LGPD (art. 18), puedes solicitar en cualquier momento:

• confirmación de la existencia del tratamiento y acceso a tus datos;
• corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados;
• anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios o tratados en desacuerdo con la ley;
• portabilidad de los datos a otro proveedor;
• información sobre las entidades con las que compartimos tus datos;
• revocación del consentimiento, cuando el tratamiento se base en él.

El administrador de la empresa también puede, en el propio sistema, en Ajustes de la empresa > Datos de la empresa, descargar una copia de todos los datos (portabilidad) y pedir la eliminación de la empresa, con protocolo enviado por correo al instante.

Para ejercer estos derechos, escribe al correo de atención indicado en la sección "Contacto". Respondemos en hasta 15 días. Las solicitudes sobre datos que una empresa cliente registró (por ejemplo, un responsable que recibe alertas) se envían a esa empresa, que es la responsable de esos datos. También puedes presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil (ANPD).

Contacto

Dudas sobre esta política o sobre tus datos:

• Correo electrónico: suporte@controladocs.com.br
• WhatsApp: +55 92 98821-0721

Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página.