Control de vencimientos y cumplimiento empresarial
No vuelvas a perder un plazo importante de tu empresa.
Controla permisos de funcionamiento, licencias, certificados y otros documentos en un solo lugar y recibe un aviso antes de que un vencimiento se convierta en un problema o en una multa.
Un documento vencido cuesta mucho más de lo que parece.
Permisos, licencias y certificados vencen en fechas distintas, ante organismos distintos y bajo la responsabilidad de personas distintas. Cuando el control depende de una hoja de cálculo o de la memoria de alguien, olvidar un plazo es cuestión de tiempo.
Multas y sanciones Operar con una licencia o un permiso vencido expone a la empresa a multas y sanciones de los organismos fiscalizadores.
Clausura y paralización Sin el documento al día, la operación puede ser clausurada hasta su regularización. Cada día detenido es facturación perdida.
Contratos y licitaciones perdidos Los certificados vencidos impiden participar en licitaciones, firmar contratos e incluso recibir pagos.
Prisas y costos extra Renovar a última hora suele salir más caro: tasas de urgencia, gestores externos y trabajo repetido del equipo.
Cómo funciona
Del registro al aviso: un control que trabaja por ti.
Registra documentos y plazos Indica la validez de cada permiso, licencia o certificado, el organismo y quién se encarga. En los documentos que se renuevan periódicamente (mensual, anual, etc.), el próximo vencimiento se calcula solo.
El sistema da seguimiento y avisa Cada documento entra en alerta con la anticipación que definas. El panel muestra lo vencido, lo que está por vencer y lo que está al día, y el responsable recibe el aviso por correo.
Regulariza y guarda el comprobante Registra la renovación con el comprobante adjunto. El historial queda guardado y el próximo vencimiento entra en el control.
Funciones
Todo lo que necesitas para mantener las obligaciones al día.
Control de vencimientos Validez con fecha definida o cíclica (mensual, trimestral, anual...), con el próximo plazo calculado automáticamente.
Alertas antes del vencimiento Anticipación configurable en cada documento y aviso diario por correo al responsable hasta la regularización.
Comprobantes e historial Cada regularización queda registrada con la fecha, el comprobante adjunto y los comentarios del equipo.
Jerarquía de documentos Organiza los documentos en padre e hijo (por ejemplo, el permiso y los certificados de los que depende) y visualiza las dependencias.
Panel y calendario Ve en segundos lo vencido, lo que está por vencer y lo que está al día, con el calendario de vencimientos.
Informes en PDF y Excel La situación de los documentos agrupada por organismo, lista para presentar a la dirección o enviar a la contabilidad.
Varias empresas en un solo panel Cada empresa con sus documentos y registros, y el cambio de empresa con un clic.
Permisos por usuario Define quién administra, quién actualiza documentos y a qué documentos u organismos accede cada persona.
Organismos, proveedores y responsables Registros de organismos, proveedores de servicios, sectores y responsables, para que cada documento tenga un dueño.
Beneficios
Más que organización: seguridad para tu empresa.
Prevención, no remediación Te enteras antes, con tiempo para renovar sin prisas y sin tasas de urgencia.
Tranquilidad para la gestión Nadie tiene que acordarse de memoria: la persona correcta recibe el aviso en el momento correcto.
Un control que no depende de una persona Vacaciones, cambio de personal o de contabilidad no borran el historial: todo queda registrado en el sistema.
Visibilidad para quien decide Los gerentes siguen la situación de todas las empresas sin tener que pedir hojas de cálculo a nadie.
Menos tiempo con hojas de cálculo Se acabó revisar fechas a mano y armar informes manualmente.
Planes
Paga por la cantidad de empresas que proteges.
Esencial: Para una empresa que quiere tener todo al día.
Profesional: Para grupos con más de una empresa o sucursal.
Empresarial: Para operaciones con muchas unidades y equipos.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Necesito tarjeta de crédito para probar?
No. La prueba gratis de 30 días solo pide tu nombre y correo. Al final, eliges un plan si quieres continuar.
¿Qué pasa cuando termina la prueba?
Recibes avisos por correo antes de que termine la prueba. Si no contratas, el acceso se suspende después del período de gracia, pero tus datos quedan guardados: al contratar, todo vuelve a estar como antes.
¿Por qué los planes son por empresa y no por usuario?
Porque el valor de ControlaDocs está en proteger cada empresa. Así involucras al equipo sin preocuparte por pagar por cada persona que accede.
¿Quién recibe las alertas de vencimiento?
El responsable registrado en cada documento recibe un correo al día con todo lo que está en alerta o vencido, hasta la regularización. La anticipación de la alerta se define en cada documento, y el panel muestra la situación a todo el equipo.
¿Puedo controlar más de una empresa?
Sí. Cada empresa tiene sus documentos, registros y usuarios, y cambias de empresa en la parte superior del sistema. El plan define cuántas empresas monitoreas.
¿Cómo funciona el cobro?
En el plan mensual, la suscripción se cobra automáticamente cada mes a la tarjeta por Mercado Pago, y cancelas cuando quieras. En el semestral y el anual, el pago es único, al contado o en cuotas con tarjeta, sin renovación automática.
¿Puedo cambiar de plan después?
Sí. Habla con soporte y ajustamos el plan según la cantidad de empresas que necesitas monitorear.
¿Hay garantía?
Sí. Tienes reembolso total hasta 7 días después de la compra, por el mismo medio de pago.
¿Los datos están seguros?
Sí. La comunicación está cifrada (HTTPS), cada usuario solo accede a los datos de las empresas a las que tiene acceso y los datos se guardan en una base de datos con copias de seguridad. Los pagos los procesa Mercado Pago: no guardamos datos de tarjeta.